Lista de espera

La lista de espera se activa en los ajustes de cada producto.

Para activar la lista de espera de un producto:

1. Ve a la sección Productos del dashboard.
2. Selecciona el producto para el que quieres activar la lista de espera.
3. En la vista general del producto, selecciona Disponibilidad de reserva en la navegación a la izquierda.
4. En la tabla Restricciones de reserva, ve hasta la fila Completo o con overbooking.
5. Marca la casilla Lista de espera en vez de llamar para reservar.
6. Haz clic en Guardar cambios.

Además de activar las listas de espera a nivel de producto, también puedes activar las listas de espera en las restricciones de reserva del dashboard. Esto te permite añadir una lista de espera para un periodo determinado o para una disponibilidad específica. Los ajustes generales de las listas de espera, como las horas límite, no se pueden configurar desde las restricciones de reserva del dashboard.

Nota: Si un cliente no puede ver la lista de espera para una disponibilidad completa, esto puede deberse a una hora límite configurada a nivel de producto o dentro de la integración. Por otro lado, si el enlace de integración de tu sitio web contiene el parámetro &bookable-only=yes, elimínalo para mostrar las opciones de lista de espera.

Una vez habilitadas, los clientes pueden unirse a una lista de espera para una disponibilidad completa. Si hay una disponibilidad llena, el calendario online seguirá mostrando esa disponibilidad para que los clientes puedan entrar en la lista de espera.

Cuando se selecciona una disponibilidad, la opción Lista de espera aparecerá debajo de las horas:

Los clientes pueden acceder a la disponibilidad, seleccionar el tipo de cliente correspondiente y añadir sus datos de contacto.

Tras rellenar los datos de contacto, los clientes también pueden elegir que se les notifique si la actividad que les interesa está disponible en otros horarios o días marcando la casilla Tengo flexibilidad en Flexibilidad.

Los clientes pueden añadir cualquier número de cualquier tipo de cliente disponible a una lista de espera. Los tipos de cliente con requisitos específicos y condicionales, como compra uno y llévate otro o un niño con un adulto, no funcionarán en la lista de espera.

Una vez que el cliente ha rellenado estos datos, puede hacer clic en Unirse a la lista de espera.

Las personas que se inscriban en una lista de espera online recibirán automáticamente un email de confirmación en el que se indicarán la fecha y la hora en que habrá plazas disponibles. Estos emails de confirmación se envían siempre y no se pueden desactivar.

Para ver a los clientes en una lista de espera:

1. Ve al calendario de Reservas.
2. Aparecerá un icono de reloj de arena en las disponibilidades con clientes en la lista de espera. Haz clic en la disponibilidad para mostrar el menú desplegable de disponibilidad.
3. El número de clientes en lista de espera aparecerá al final del menú desplegable o al pasar el cursor sobre el icono. Haz clic en En espera para ver la lista de espera.

Nota: Las listas de espera también están disponibles en Vista general de la disponibilidad en Acciones de disponibilidad.

En la vista de lista de espera de la actividad, verás una lista de clientes actualmente en espera, así como su nombre completo, datos de contacto, fecha de incorporación, tipos de cliente y flexibilidad. Puedes elegir enviar un email al cliente, así como reservarlo, archivarlo o añadir notas del personal sobre el cliente en lista de espera.

Encima de la tabla de listas de espera, se puede ver un resumen ampliable de la capacidad disponible para la reserva junto al botón + Añadir un cliente a la lista de espera. Haz clic en este menú desplegable para revisar el número total de plazas disponibles y el número total de clientes en lista de espera para cada tipo de cliente asociado a la disponibilidad:

Incorporación de un cliente a una lista de espera

Además de ver a los clientes que están actualmente en la lista de espera, también puedes añadir de forma manual un cliente a la lista.

Para añadir manualmente un cliente a una lista de espera:

1. Haz clic en el botón + Añadir cliente a la lista de espera.
2. Rellena el campo con el tipo de cliente que quieres.
3. Añade el nombre del cliente, su número de teléfono y dirección de email en la sección Datos del cliente.
4. Confirma si el cliente está abierto a otra disponibilidad con la casilla El cliente es flexible. Si la casilla está marcada, debes añadir detalles sobre la flexibilidad del cliente en el campo debajo de la casilla.
5. Haz clic en Añadir cliente a la lista de espera.

Nota: Los clientes pueden añadir cualquier número de cualquier tipo de cliente disponible a una lista de espera. Los tipos de cliente con requisitos específicos y condicionales, como compra uno y llévate otro o un niño con un adulto, no funcionarán en la lista de espera.

También puedes enviar un email de confirmación a las personas cuando las añadas manualmente a una lista de espera desde el dashboard. Esta opción se configura por producto y está desactivada de manera predeterminada.

Para habilitar los emails de confirmación para las personas que añadas desde el dashboard:

1. Ve a Productos en tu dashboard.
2. Selecciona el producto que quieras actualizar.
3. Ve a Ajustes de notificaciones.
4. Marca la casilla de Enviar email de confirmación de inscripción en la lista de espera al añadir clientes desde el dashboard.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Una vez habilitada la función, la clientela recibirá un email de confirmación cuando se la añada a una lista de espera para ese producto desde el dashboard.

Reserva de plazas disponibles para un cliente en lista de espera

Si hay plazas disponibles en la actividad de la lista de espera, aparecerá un punto rojo junto al símbolo de lista de espera en el calendario de reservas.

Desde aquí, puedes entrar en la lista de espera, contactar con el cliente y preguntar si quiere unirse. Después de confirmarlo con el cliente, haz clic en el icono … para mostrar el menú desplegable de opciones de la lista de espera. Haz clic en Nueva reserva:

Aparecerá un formulario de reserva que se rellenará con los datos del cliente. Haz clic en Completar reserva para reservar la disponibilidad para el cliente.

Traslado manual de una disponibilidad a la lista de espera

Puedes definir manualmente cualquier estado de disponibilidad como Cerrado y lista de espera. Cuando un estado de disponibilidad se establece como Cerrado y lista de espera, esa disponibilidad no se puede reservar, pero aún puedes aceptar solicitudes de lista de espera de clientes online. 

El estado de disponibilidad Cerrado y lista de espera puede ser útil para estimar la demanda de un nuevo tour o actividad, o cuando quieres mantener a los clientes en espera (por ejemplo: si las condiciones meteorológicas son inciertas).

Puedes establecer un estado de disponibilidad como Cerrado y lista de espera en el creador de disponibilidad, actualizador de disponibilidad o vista general de la disponibilidad. Una vez que hayas establecido una disponibilidad como Cerrado y lista de espera, el estado no se actualizará automáticamente hasta que haya pasado el tiempo de la disponibilidad, tras el que el estado se actualizará a Cerrado. 

Normalmente, si has establecido un estado de disponibilidad como Cierre automático, la disponibilidad seguirá la secuencia predeterminada de disponibilidad de reserva online. Sin embargo, si una disponibilidad se pasa a Cierre automático y los clientes están en lista de espera, no se enviará una notificación automática inmediatamente. En su lugar, se necesita una activación, como una cancelación o una reprogramación. Una vez activada, se enviará una notificación si hay clientes en la lista de espera que cumplen los criterios para la plaza vacante.

Incorporación de una hora límite

Puedes especificar una hora límite para cerrar automáticamente la lista de espera antes de una disponibilidad planificada. Una vez alcanzada la hora límite, la lista de espera dejará de estar disponible para los clientes y el estado de disponibilidad cambiará a Cerrado, impidiendo más inscripciones.

Para añadir una hora límite:

1. Ve al producto con la lista de espera activada.
2. En la vista general del producto, selecciona Disponibilidad de reserva en la navegación a la izquierda.
3. En Lista de espera, marca la casilla Cerrar lista de espera automáticamente.
4. Elige cuándo quieres que se cierre la lista de espera de la disponibilidad rellenando el campo Horas antes y seleccionando Medianoche del mismo día u Hora de inicio de la disponibilidad.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Notificaciones cuando se añaden clientes a la lista de espera

Puedes optar por recibir una notificación en la app móvil de FareHarbor o por email cuando un cliente se añade a una lista de espera. Las notificaciones pueden activarse por usuario del dashboard en los ajustes del dashboard.

Las notificaciones de las listas de espera incluyen:

• El nombre del producto y la disponibilidad
• Tipos de cliente solicitados
• Información de contacto del cliente en lista de espera
• Un enlace a la lista de espera específica en el dashboard

Para suscribirse a las notificaciones a usuarios de listas de espera:

1. Ve a la sección Ajustes del dashboard.
2. Selecciona Usuarios y permisos.
3. Haz clic en Editar junto al nombre del usuario que quieres actualizar.
4. Haz clic en la pestaña Cuenta.
5. Haz clic en la pestaña Notificaciones.
6. Ve a Lista de espera.
7. Marca la casilla para Email, Móvil o ambos tipos de notificación.
8. Haz clic en Guardar cambios.

Una vez habilitadas, recibirás notificaciones cuando un cliente se añada a una lista de espera online o cuando lo añada un usuario del dashboard de FareHarbor. Marca la casilla Enviar notificaciones solo si el usuario está en el equipo de la disponibilidad si quieres recibir notificaciones solo cuando aparezcas como miembro del equipo para una disponibilidad.

Envío de notificaciones por email a los clientes

Los emails de las listas de espera pueden tener diferentes propósitos. Las personas reciben un email de confirmación tras inscribirse en una lista de espera online, y, opcionalmente, puedes enviar emails de confirmación al añadir personas desde el dashboard. Estos emails confirman que tu cliente se ha unido a la lista de espera.

Cuando haya una plaza para una actividad completa, puedes enviar emails manualmente a los clientes en lista de espera para informarles de la disponibilidad o configurar notificaciones por email automáticas. Estas notificaciones de disponibilidad son independientes de los emails de confirmación de inscripción en la lista de espera.

Para enviar un email a un cliente en lista de espera, haz clic en el icono ... para mostrar el menú desplegable de opciones de la lista de espera. Haz clic en Enviar email:

Una vez que hagas clic en Enviar email, aparecerá una superposición con los campos editables Asunto, Título y Mensaje. Utiliza estos campos para personalizar el contenido del email. El texto predeterminado de cada campo se traducirá al idioma activo en el dashboard. Elige dónde envía el enlace del botón en el email seleccionando entre Enlace a la disponibilidad actual o Enlace al calendario general del producto.

Después de personalizar el contenido del email, haz clic en Enviar email. Se enviará automáticamente un email al cliente en lista de espera con tu resumen de la disponibilidad y un enlace para reservar la plaza disponible o al calendario general del producto, según tu elección:

Además de las notificaciones por email manuales, también puedes configurar notificaciones automáticas.

Para habilitar las notificaciones automáticas para clientes en lista de espera:

1. Haz clic en Productos en la navegación del dashboard de FareHarbor.
2. Selecciona el producto para el que quieres añadir notificaciones automáticas.
3. Haz clic en Notificaciones desde los ajustes del producto.
4. Marca la casilla Envía automáticamente un email cuando la capacidad relevante para la lista de espera esté disponible.
5. Define un periodo de gracia seleccionando cuántos minutos después de la disponibilidad de la plaza notificar al cliente.
6. Haz clic en Guardar cambios.

Cuando se habilitan las notificaciones automáticas, los clientes en lista de espera se notificarán automáticamente cuando haya una cancelación o reprogramación y la plaza disponible coincida con el tipo de cliente seleccionado para los clientes en lista de espera. Los clientes en lista de espera correspondientes recibirán la notificación una vez finalizado el periodo de gracia definido.

Una vez que se haya enviado una notificación automática por email a los clientes en lista de espera que coincidan con el perfil para la plaza disponible, no recibirán notificaciones adicionales sobre la actividad de la lista de espera. Puedes consultar qué clientes en lista de espera han recibido una notificación automática en la columna Email automático enviado de la lista de espera.

Nota: No puedes personalizar los emails automáticos de notificación. Los emails automáticos de notificación utilizan la plantilla de email predeterminada de la lista de espera.

Para cada cliente en lista de espera, la vista de lista de espera en el dashboard muestra una marca de tiempo que indica cuándo recibió por última vez una notificación por email.

Cuando un cliente recibe el email, puede hacer clic en Reserva ahora para registrarse para la disponibilidad. Si la disponibilidad se ha vuelto a reservar desde que se envió el email, el cliente será dirigido a una página que indica que la disponibilidad está completa.

Nota: Si bien el número total de emails que puedes enviar a una persona no tiene límite, no puedes enviar al mismo cliente más de uno en un intervalo de cinco minutos.

Archivado de clientes en lista de espera

Puede haber casos en los que un cliente ya se haya inscrito en una lista de espera, pero ya no esté interesado. Puedes archivar a este cliente en lista de espera para asegurarte de mantener una vista clara de los clientes relevantes en tu lista de espera.

Para archivar a un cliente en lista de espera, haz clic en el icono … para mostrar el menú desplegable de opciones de la lista de espera y selecciona Mover a archivados. Este cliente archivado puede verse en la sección Archivados de la lista de espera, disponible en la esquina superior izquierda sobre la tabla de clientes en lista de espera.

Si quieres añadir un cliente previamente archivado a la lista de espera, haz clic en el enlace Archivados en la esquina superior izquierda de la lista de espera. Una vez en el vista de Archivados, haz clic en el icono … del cliente correspondiente y selecciona Mover a la lista de espera.

Además de la función Lista de espera, también se pueden crear listas de espera en el dashboard mediante un producto de lista de espera y un calendario personalizado para ver la lista de espera cuando sea necesario. Más adelante, si hay una plaza disponible, puedes reprogramar el cliente rápidamente en la disponibilidad deseada y añadir un pago.

Si bien usar la función Lista de espera mencionada en las secciones anteriores es preferible en la mayoría de los casos, puede que necesites usar la alternativa del producto de lista de espera si tienes la intención de cobrar un cargo de gestión cuando un cliente se añada a una lista de espera o si necesitas recopilar información adicional durante el proceso de lista de espera.

Nota: Los productos de lista de espera los gestionas tú en el dashboard de FareHarbor. Los clientes online no podrán añadirse a una lista de espera. Si quieres que los clientes se añadan a una lista de espera, utiliza la función Lista de espera que se ha descrito en las secciones anteriores.

Para crear un producto de lista de espera:

1. Ve a Ajustes > Tipos de cliente y crea un nuevo tipo de cliente para cada producto para el que quieres una lista de espera.

2. Ve a Productos y crea un nuevo producto.

   Por ejemplo, "Lista de espera" o "Lista de espera para eventos especiales".

3. Ve a Opciones y precios del producto y añade el nuevo tipo de cliente.

   Nota: No tienes que añadir ningún precio para estos tipos de cliente.

4. Asegúrate de que la Disponibilidad de reserva online del producto esté establecida como privada (el valor predeterminado).
5. Ve al Calendario del producto y crea disponibilidades para la lista de espera.
   1. Selecciona "Todo el día" en Hora y duración.
   2. Selecciona "Repetir" en el apartado Repetir y selecciona una fecha de finalización.
   3. Establece una capacidad máxima para la lista de espera, si corresponde.
   4. Haz clic en Siguiente y elige los tipos de cliente que añadiste en el paso 3.
   5. Haz clic en Crear disponibilidad.
6. Ve a Reservas y crea un calendario personalizado para la lista de espera.
   1. Ve a Filtro > Productos y selecciona el producto "Lista de espera".
   2. Abre el menú Calendario y selecciona + Nuevo calendario personalizado.
   3. Introduce un nombre para el calendario y haz clic en Crear.

Incorporación de clientes al producto de lista de espera

Cuando necesites añadir un cliente a la lista de espera, ve a tu calendario personalizado "Lista de espera", elige la fecha y actividad adecuadas y crea una reserva sin pago.

Cuando haya una plaza disponible, abre la reserva del cliente, reprograma a la disponibilidad que quieras y añade un pago.

Recomendamos desactivar cualquier producto y configuración existente de lista de espera en tu experiencia de reserva online o página web después de activar la función Lista de Espera para garantizar una experiencia más ágil tanto para los clientes como para el personal.

Para transferir las reservas existentes de un producto de lista de espera a la función Lista de espera:

1. Activa la función Lista de Espera según se describe en la sección anterior Activación de listas de espera.
2. Identifica la disponibilidad que tiene la reserva en lista de espera añadida.
3. Sigue los pasos descritos en la sección anterior Incorporación de un cliente a una lista de espera.
4. Si alguna información de la reserva original no se ha añadido a la función Lista de espera, como información de campos personalizados, notas de la reserva o notas de disponibilidad, añádela en Notas del personal en la lista de espera.

Motivos por los que no se pueden transferir las reservas

Existen algunos casos en los que las reservas no pueden transferirse de un producto de lista de espera a la función Lista de espera. Si te encuentras con alguno de estos casos, contacta con nuestro equipo de asistencia o tu account manager para obtener más ayuda:

• La reserva original de la lista de espera se crea para un día que no tiene disponibilidad para la actividad solicitada.
• La reserva original de la lista de espera no contiene toda la información obligatoria para añadir a un cliente a la lista de espera.
• La reserva original de la lista de espera es para un producto que no tiene activada la función Lista de espera.

• No actives la función Lista de espera en productos sin capacidad, como productos de venta o membresía.
• Si activas las listas de espera en las restricciones de reserva a nivel de dashboard, asegúrate de que todos los productos aplicables sean aquellos para los que quieras activar la función Lista de Espera.
• Usa las Notas del personal para indicar el estado de la reserva de un cliente de modo que el equipo esté informado y alineado.